【税務調査で揉めない】個人事業主の経費Q&A｜数百の税理士に聞いた「これはOK/NG」ライン
個人事業主やフリーランスとして活動していると、必ず頭を悩ませるのが「経費」の問題です。「クライアントと打ち合わせしたカフェ代は？」「仕事で使うスーツは？」「自宅のWi-Fi代はどこまで経費にできる？」――その線引きは曖昧で、税務調査で指摘されたらどうしよう、という不安は常につきまといます。
こんにちは。「税理士コラボネット」の小林です。「この支出は経費で落ちますか？」これは、私が全国の税理士の先生方から、顧問先である個人事業主の方々から最も多く受ける質問だと聞いています。
この記事では、そんなあなたの疑問に答えるため、多くの個人事業主が判断に迷う「グレーゾーン」の経費について、Q&A形式で分かりやすく解説します。これは、数百人の税理士の先生方から伺った「実務上のOK/NGライン」です。この記事を読めば、税務調査で慌てないための「経費の正しい考え方」が身につきます。
大原則その支出は「事業の売上に貢献したか？」を説明できるか
個別のQ&Aに入る前に、最も重要な大原則をお伝えします。それは、「この支出が、どのように事業の売上に貢献したのかを、論理的に説明できるか？」ということです。
税務調査官が知りたいのは、まさにこの一点です。なぜなら、経費とは「事業の売上を得るために直接必要だった費用」だからです。この原則さえ押さえておけば、多くのケースで自信を持って判断できるようになります。
よくある経費Q&A【これはOK？NG？】
Q1.自宅の家賃や光熱費は経費にできますか？
A. 「家事按分」という考え方で、一部を経費にできます。
自宅兼事務所の場合、生活費と事業費が混在しています。そこで、事業で使っている割合を合理的に計算し、その分だけを経費にするのが「家事按分」です。例えば、家賃なら家の総面積のうち、仕事部屋が占める面積の割合で計算します。電気代なら、1日のうち事業で使った時間の割合で計算するのが一般的です。重要なのは、その計算の「根拠」を自分で説明できることです。
Q2.カフェでの仕事やランチ代は経費になりますか？
A. 目的によります。一人でのランチはNG、打ち合わせならOKです。
・カフェでの作業：カフェを仕事場として利用した場合のコーヒー代などは、会議費や雑費として経費計上OKです。
・一人でのランチ：これは単なる生活費なので経費にはなりません。
・取引先とのランチ：事業に関わる打ち合わせであれば、「交際費」や「会議費」として経費計上OKです。レシートの裏に「〇〇社△△様と打ち合わせ」とメモを残しておくと完璧です。
Q3.仕事で使うスーツやカバンは経費になりますか？
A. 原則として経費にするのは難しいです。
スーツやカバン、靴などは、プライベートでも使用できるため、事業専用の経費とは認められにくいのが実情です。ただし、作業着や制服のように「その仕事でしか絶対に使わない」ことが明らかなものであれば、経費として認められます。
Q4.自分のスマホ代やネット回線費は？
A. 家賃などと同じく「家事按分」で経費にできます。
これも、事業で使っている割合を合理的に計算して経費計上します。例えば、「スマートフォンの利用時間の内、半分は事業関連の通話や連絡に使っている」と判断すれば、月額料金の50%を経費とすることができます。その計算根拠をメモとして残しておきましょう。
Q5.研修やセミナー、書籍の購入費は？
A. 事業に直接関係するものであれば、経費として認められます。
自身のスキルアップや情報収集のための研修費や、資料としての書籍代（新聞図書費）は、事業に必要な投資です。ただし、明らかに事業と関係のない趣味の読書などは対象外です。ここでも「事業の売上にどう繋がるか」という視点が重要になります。
Q6.健康診断や人間ドックの費用は？
A. 原則として経費にはなりません。
健康管理は個人的なものと見なされるため、費用は自己負担となります。これは、事業を行う上での大前提であるため、経費として認められていません。
プロの視点「合理的な説明」こそが最強の武器
ここまで見てきてお分かりの通り、経費になるかどうかの判断は、最終的に「これは事業に必要な支出です」という合理的な説明ができるかどうかにかかっています。
その説明責任を果たすためにも、日頃から一手間をかけることが、税務調査における最強の武器になります。
- 領収書やレシートにメモを残す
「誰と」「何のために」使った費用なのかを簡単に書いておくだけで、後から見返したときの証明になります。 - 家事按分の計算根拠を記録しておく
なぜその割合（面積や時間）にしたのか、簡単な計算式や理由をメモしておきましょう。 - 写真や資料を保管しておく
例えば、取引先と会食したお店の情報を記録したり、参加したセミナーのパンフレットを保管しておいたりするのも有効です。
「個人事業主の経費」まとめ
- 個人事業主の経費判断の原則は「事業の売上に貢献したか、論理的に説明できるか」。
- 家賃や通信費など、プライベートと兼用する費用は「家事按分」で合理的な割合を経費にできる。
- 飲食代は「誰と、何の目的で」が重要。一人での食事は経費にならない。
- スーツなど、プライベートでも使える衣服は経費として認められにくい。
- 経費か迷ったときは、「合理的な説明」ができるかを自問自答することが最大の税務調査対策になる。
経費の判断は、個人事業主にとって永遠のテーマかもしれません。もし判断に迷ったり、自分の計算が正しいか不安になったりしたときは、専門家である税理士に相談するのが最も確実な方法です。間違った処理で後からペナルティを払うリスクを考えれば、専門家への相談は価値ある投資と言えるでしょう。
当サイト「税理士コラボネット」では、個人事業主の経費処理や節税対策に詳しい先生方を多数ご紹介しています。日々の小さな疑問にも親身に答えてくれるパートナー探しに、ぜひご活用ください。
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